Excel。結合したセルにオートフィル…アレレ！番号が振れないどうしよう。
＜MAX関数＞
委託訓練などのExcelの経験値が少ない方が多くいる会場とか、
あるいは、Excelが得意でないご年配の方が多い会社さんにお邪魔したりしていると、
よく、「これが上手くいかないんだよねぇ~」というご質問を受けるのですが、
その最たるものが、
【Excelの表は紙の表ではない】
ということをあまりご理解いただけてないで、Excelを使っている為に発生してしまうものが多いようです。
例えば、今回ご紹介したいのは下記のような表がありまして。
A列の番号を連番でいれたいそうでして、オートフィルを使って連続コピーしようとすると、
同じ行数を結合したセルは連続コピーが出来るけど、違う行数を結合したセルだと、
このような、同じサイズの結合したセルが必要ですと表示されて、
できないので、自力でコツコツと番号を入力したとのこと。
そこで、何かうまい方法はないかなぁ~というものでした。
このように同じ商品で量が違うだけだったりするので、
NOや商品名を結合してしまったのでしょうけども、
そもそもデータベースの考え方からすると、
このように結合してしまうこと自体がありえないわけです。
同じ商品名であったとしても、量が違う。すなわち別物であるわけですから、
本当ならば、NOはバラバラの固有識別番号があって然るべきなのです。
このあたりの考え方も、紙の資料ではなくて、Excelでの表を作成している意味になるのです。
しかし、現場では、すでにこの表で「稼働」しているわけですから、
結合したセル数が異なる場合の連続番号の設定方法を考えていくことにしましょう。
結合されている行数が違う、
今回のようなケースの場合、オートフィルを使う事が出来ません。
そこで、今回登場するのがMAX関数なのです。
とりあえず、やってみましょう。
まずは、最初の結合されているセルにスタートになる数値を入力します。
今回は1～の連番ですので、1と入力します。
連番を設定したい残りのセルを選択します。
そして、MAX関数の登場なのですが、数式を作成してオートフィルでコピーが出来ませんので、
次の数式を手入力します。
=MAX($A$2:A4)+1
最後。ここがポイントになります。ctrl + Enter で数式を確定します。ctrl + Enterは、範囲選択したところを一度に同じ文字や数式を入力が出来るテクニックを
応用しています。
これで、結合したセルの個数が違うために、オートフィルで数式はコピーできなくても、
数式をコピーすることが出来ます。
これで完成はしましたが…
最初にも書きましたが、本来の【Excelの表】のルールに基づいていれば、
こんな苦労はしなくていいわけですね。
ただ表を作るのではなくて、少しExcelの表ということを意識するようになると、Excel。
もっと楽に、便利になりますので、機会があれば、
Excelをどんどん触ってみるのはどうでしょうか。
