Excel。Wordでの差し込み印刷。しかし、表示形式が変？どうやったらいいの？
＜Excel→TEXT関数 Word→差し込み印刷＞
Wordにある、【差し込み印刷】という便利な機能がありますよね。
ExcelやAccessなどのファイル。
例えば、顧客名のファイルなどを使うと、あっという間に、大量のラベルやら、
個別あてに文書を作成することが出来るというすぐれものなのですが、
Excelのデータのまま、差し込めないで困っている。
というご質問をいただきましたので、
そのリカバリー方法をご紹介したいと思います。
まずは、下記のようなExcelファイルがあります。
このファイルをWordに差し込み印刷で使うというわけですね。
そして、こちらが、Word文書。
では、早速Wordで差し込み印刷を行っていきましょう。
差し込み文書タブの差し込み印刷の開始をクリックして、
標準のWord文書が選択されていることを確認します。
続いて、宛先の選択から、
既存のリストを使用を選択します。
ここで、先程のExcelファイルをしていします。
では、差し込みフィールドの挿入をクリックして、該当するフィールドを選択しましょう。
それぞれ、日付と売上金額を挿入しました。
では、結果のプレビューをクリックしましょう。
無事にフィールドが挿入されましたね。これで完成…では、ありませんよね。
よくご覧ください。
日付が、2/1/2017 と月・日・年という表記になっていますよね。
売上金額は、10000 と桁区切りのカンマがありませんよね。
そう、Excelの表示形式のまま、挿入できていませんよね。
Wordのコントロールしている、表示形式になってしまっています。
では、どうしたらいいのでしょうか？三桁区切りのカンマぐらいなら、
まだいいと思ってくれるかもしれませんが、日付は、全然違っています。
月・日・年では困ってしまいますし、和暦の場合は、和暦でなくなってしまいます。
そこで、Excelでアレンジを加えると、この問題から解放されるのです。
Wordでアレコレ考えるよりも、明らかに、簡単ですので、早速紹介していきます。
Excelの表を次のように修正していきます。
H列に、差し込み用の差し込み日付
I列には、同じく差し込み用の差し込み売上金額
という差し込み用のフィールド（列）を作成します。
ただ、セル参照させているわけではありません。
実は、TEXT関数を使って算出しているのです。
H2には、
=TEXT(B2,"mm月dd日")
という数式が、I2には、
=TEXT(G2,"#,##0")
という数式が設定されています。では、このExcelを使って、改めて差し込み印刷を行ってみましょう。
差し込み日付と差し込み売上金額フィールドをそれぞれ挿入して、
結果のプレビューで見てみましょう。
すると、今度は、Excelの表示形式のままで挿入することが出来ましたね。
今回のように、差し込み印刷を行うときに、
表示形式がうまくいかない場合には、
是非、TEXT関数というテクニックを使うと解決しますので、
覚えておくといいテクニックかもしれませんね。
